办理领导批示件需“五勤”

办理领导批示件需“五勤”

办理领导批示件,是办公厅(室)一项重要的经常性工作,需要在工作中坚持极端负责、准确规范、高效有序、安全保密的原则,勤思考、精阅读、速登记、快落实。

1.眼勤 

速览批示材料。收到批示件,先看清文种,是请示、报告、来信、简报、信息刊物,还是上级文件或上级领导同志批示件,再逐页速览整个材料。对领导在文件材料中作出的批示或标注的问号、叹号等符号,文件中报送落实情况的时限或其他要求,先有个大概的了解。另外,批示件附件遗落或其他材料被夹带当作附件等情况也有可能发生,要细心查阅。

精读批示内容。精细阅读批示内容,准确把握领导意图。有的批示件上批示内容较为复杂,须仔细阅读,准确判断紧急程度、措词语义、涉及范围等。对不认识的批示字迹,要结合文件内容仔细甄别,确保读懂弄通、传达准确,平时要多熟悉领导的书写习惯。

2.脑勤 

思考办理方式。读懂批示内容后,快速思考办理方式。批示对象明确、内容简单的批示件,原件转办,复印一份留存;批示对象明确、内容较多的批示件,以批示抄告单+复印件方式转办;批示对象广泛,需要以较大力度落实的批示件,以传真、发文或机要交通、邮寄信件等方式转办。内容涉密或敏感的批示件要按保密规定办理。具体办理方式的把握比较复杂,需要不断实践、总结经验,既要按程序规范操作,又要灵活恰当处理。

考虑前后内容。领导批示件量大面广,要练就记忆的基本功。针对同一事项或情况,领导以往是否作过批示,与这次批示有何异同,以往批示的文件材料内容与这次的内容有何区别和联系,以往分别转哪些部门或领导同志办理,这次该如何办理落实等,都要前后联系思考,做到心中有数。

3.嘴勤 

请示办理要求。想清楚办理方式后,及时向办公室领导报告来文情况和领导批示内容。请示这次批示的办理方式、传阅范围、确定密级、紧急程度等;针对重要的批办性、指导性批示件,请示是否要求承办单位反馈落实情况、是否要求督查部门督办、是否要在有关会议上传达贯彻等。

沟通细节内容。做好重点工作和关键细节的沟通对接。领导对重大活动、重要文稿等工作的指示,承办人员应亲自与有关人员沟通落实。批示件中要求反馈落实情况、召开相关会议、提供有关材料等事项,承办人员也要向责任单位作出提示、明确要求,确保不忘事、不误事。

4.手勤 

快速登记抄清。明确办理要求后,应立即对批示件进行规范编号,在领导批示登记簿上对顺序号、批示时间、内容、来文单位、标题、文号、转何单位办理、转办日期、报告结果日期等进行登记,并同时在领导批示登记表电子文档中进行登记;领导有口头指示的,也要按上述程序登记备注。登记完毕后,迅速拟写批示抄告单、发电单、发文通知,为快速转办作好准备。

迅速复印转办。编号登记后,依据领导批示内容,迅速复印转办。涉及多个单位共同承办的,复印相应份数,电话通知有关部门前来领取;承办单位距离远的,附上发电单、发文通知等转办;需要办公室领导阅悉的,及时复印报送。转办结束后,严格按保密规定及时将批示件归档备查。

5.腿勤 

及时领取文件。不论领导是在办公室、会议室,还是在宿舍作出批示,都要第一时间领取批示件,即使是晚上、周末、节假日也要保持效率意识,快速办理。尤其是领导签批完文件材料马上要出差或调研时,批示件承办人员必须第一时间前往。

高效送达落实。批示内容涉及其他领导同志的,速呈有关领导;涉及本单位落实的,速送有关同志;需发传真的,速送机要部门;需寄信件的,速送收发部门;需督查督办的,速送督查部门;需印发参阅学习的,速送信息综合部门。做到件不积压、事不过夜。

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责任编辑:吴成玲校对:刘宇同最后修改:
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